Come abilitare le note AI in Teams

Risposta breve: Le note generate dall'IA in Teams funzionano al meglio quando gli amministratori abilitano prima le policy di Copilot e di trascrizione corrette, e successivamente gli organizzatori attivano Facilitator o utilizzano Recap nelle riunioni supportate. Se la licenza, la trascrizione o il tipo di riunione non sono impostati correttamente, le note potrebbero non essere visualizzate o potrebbero essere incomplete.

Punti chiave:

Controllo amministrativo: verifica le norme delle riunioni di Teams prima di aspettarti che vengano visualizzate le note generate dall'IA.

Verifica della licenza: associa le funzionalità Facilitatore, Riepilogo e Copilota al diritto di licenza corretto.

Requisito di trascrizione: Abilitare ed eseguire la trascrizione quando le note dell'IA post-riunione sono importanti.

Organizzazione delle riunioni: per migliorare i risultati, utilizzate riunioni programmate e supportate, con ordini del giorno chiari.

Revisione umana: verificare nomi, decisioni, scadenze e dettagli sensibili prima di condividere le note.

1. Cosa significano le note dell'IA in Teams 🤖

Prima di passare a come abilitare le note basate sull'IA in Teams, è necessario distinguere tre funzionalità dall'aspetto simile:

• Appunti generati dall'intelligenza artificiale durante la riunione , solitamente tramite la funzione Facilitatore nelle riunioni di Teams.

• Note dell'IA in Recap : note e attività di follow-up visualizzate dopo una riunione o un evento.

• Note della riunione di Copilot : note generate tramite Microsoft 365 Copilot dalla chat o dal riepilogo della riunione.

Facilitator può generare note in tempo reale tramite IA, riassumere le decisioni chiave, documentare le questioni aperte, rispondere alle domande nella chat della riunione e aiutare a gestire le attività. Microsoft afferma che è necessaria una licenza Microsoft 365 Copilot per aggiungere Facilitator a una riunione o attivarlo durante una riunione, sebbene i partecipanti interni alla riunione possano visualizzare gli aggiornamenti in tempo reale una volta che è in esecuzione.

Questa distinzione è importante perché una persona potrebbe dire "Note IA" e intendere il pannello delle note in tempo reale, mentre un'altra potrebbe riferirsi alla scheda delle note IA dopo la riunione. Stessa cucina, cassetti diversi.

2. Breve lista di controllo prima di abilitare le note basate sull'IA in Teams ✅

Ecco la parte più noiosa ma importante. Le note generate dall'IA non compaiono magicamente solo perché qualcuno ha cliccato su "Partecipa". In genere, è necessaria la licenza corretta, i criteri di amministrazione appropriati, la trascrizione abilitata e un formato di riunione che supporti questa funzionalità.

Controlla prima questi elementi:

• La tua organizzazione utilizza Microsoft 365 Copilot per le note in tempo reale dell'IA del facilitatore, oppure Teams Premium/Copilot laddove vengano utilizzate le funzionalità di Riepilogo intelligente.

• La trascrizione è consentita dalle norme di Teams per le riunioni.

• Copilot non è bloccato da alcuna policy amministrativa.

• La riunione è una riunione Teams programmata in cui la funzionalità è supportata.

• L'organizzatore o il relatore è autorizzato ad attivare la relativa funzionalità di intelligenza artificiale.

• La riunione è abbastanza lunga ed è trascritta, nel caso in cui desideriate ricevere le note dell'IA al termine della riunione.

di Microsoft Teams Premium include la funzionalità "Visualizza note e attività generate dall'IA durante le riunioni" come una delle funzionalità di comunicazione basate sull'IA, mentre le linee guida per Facilitator specificano separatamente che è necessario Microsoft 365 Copilot per aggiungere o attivare Facilitator.

C'è però un piccolo inconveniente: le note dell'IA in Recap sono disponibili per gli eventi che sono durati più di cinque minuti e sono stati trascritti in inglese, e Microsoft precisa inoltre che la formattazione può variare a seconda della lingua di trascrizione.

3. Come abilitare le note basate sull'IA in Teams come amministratore 🛠️

Per gli amministratori, la procedura per abilitare le Note AI in Teams inizia dal Centro di amministrazione di Teams, non dalla riunione stessa. È qui che molti si bloccano. Continuano a cercare il pulsante per le Note AI, ma le impostazioni di sicurezza lo impediscono silenziosamente.

Il percorso di amministrazione è solitamente:

1. Apri il Centro di amministrazione di Teams.

2. Vai a Riunioni.

3. Seleziona le politiche relative alle riunioni.

4. Scegli una polizza esistente o creane una nuova.

5. Individua la Registrazione e trascrizione .

6. Individua l' Copilota .

7. Scegli una delle opzioni disponibili:

   • SU

   • Attivare con trascrizione salvata richiesta

   • Attivato con trascrizione salvata per impostazione predefinita

   • Spento

8. Salva i criteri e assicurati che siano assegnati agli utenti corretti.

La guida amministrativa di Microsoft elenca le impostazioni dei criteri di riunione di Copilot e spiega che i criteri di trascrizione influiscono sulla possibilità di utilizzare Copilot durante e dopo le riunioni.

È inoltre necessario verificare che la trascrizione sia disponibile. La trascrizione di Teams è una funzionalità controllata dalle policye sia l'organizzatore che l'utente che avvia la trascrizione devono avere l'impostazione abilitata affinché riunioni, webinar o assemblee plenarie includano le trascrizioni.

Questa è la parte che la gente salta, per poi dare la colpa a Teams. A volte Teams se lo merita. Non sempre, però.

4. Come abilitare le note basate sull'IA in Teams durante la pianificazione di una riunione 📅

Per chi organizza le riunioni, la soluzione più semplice è preparare le note dell'IA prima dell'inizio della riunione. In questo modo, Teams ha più margine di manovra per comportarsi bene, come un gatto che è già stato nutrito.

Per aggiungere un facilitatore durante la programmazione:

1. Apri il calendario in Teams.

2. Seleziona Nuovo.

3. Attiva l'interruttore per le riunioni di Teams .

4. Seleziona Opzioni.

5. Vai a Copilot e altre IA.

6. Assicurati che l'opzione "Consenti copilota e facilitatore" sia impostata su una delle seguenti:

   • Solo durante la riunione

   • Durante e dopo la riunione

7. Attiva l' interruttore Facilitatore

8. Seleziona Applica.

di Microsoft per Facilitator indicano che questo è il percorso di pianificazionee precisano inoltre che è possibile aggiungere Facilitator solo alle riunioni pianificate, non alle riunioni di canale, alle riunioni istantanee o alle chiamate di Teams.

Anche un buon invito alla riunione è utile. Aggiungi un semplice ordine del giorno nella descrizione o nelle note della riunione. Il facilitatore può verificare la presenza di un ordine del giorno nell'invito o nelle note della riunione su Loop e utilizzarlo per mantenere la discussione organizzata. Non è una soluzione magica, ma ci si avvicina molto quando la riunione è costellata da troppi momenti in cui si dice "solo un'altra cosa".

5. Come attivare le note basate sull'IA durante una riunione Teams in diretta 🎙️

Forse ti sei dimenticato di attivarlo durante la pianificazione. Può capitare. Apri la riunione, qualcuno chiede "L'IA può prendere appunti?", e improvvisamente tutti guardano l'organizzatore come se avesse il controllo della luna.

Per attivare la modalità Facilitatore durante una riunione:

1. Partecipa alla riunione di Teams.

2. Seleziona "Altre azioni" dai controlli della riunione.

3. Seleziona Attiva il facilitatore.

4. Seleziona una lingua per la riunione se Teams te lo chiede.

5. Attendi qualche minuto affinché le note inizino ad apparire.

Una volta attivato Facilitator, l'icona Note cambia per indicare che le note generate dall'IA sono attive. Microsoft afferma che le note non vengono visualizzate immediatamente e potrebbero essere necessari alcuni minuti perché si basano sulla discussione registrata nella trascrizione.

Un dettaglio importante riguardo ai ruoli: i partecipanti da dispositivi mobili possono visualizzare le note in tempo reale, ma solo gli organizzatori o i relatori che utilizzano Teams su desktop o web possono attivare o disattivare la funzione Facilitatore durante una riunione.

Quindi, se qualcuno si connette da un telefono in un taxi e chiede perché non riesce ad attivarlo, questo potrebbe essere il motivo. Fastidioso? Sì. Logico? Per lo più.

6. Come trovare le note dell'IA dopo una riunione di Teams 🔎

Al termine della riunione, gli appunti non svaniscono nella nebbia della produttività. Di solito è possibile ritrovarli nella chat della riunione o nel riepilogo.

Per rivedere i contenuti generati dall'IA dopo una riunione:

1. Apri la chat in Teams.

2. Seleziona la chat della riunione.

3. Seleziona Riepilogo in alto.

4. Scegli Note o Note IA, a seconda dell'esperienza mostrata nel tuo tenant.

Microsoft afferma che i contenuti generati dal facilitatore sono accessibili tramite la chat della riunione e le note della riunione in Recap al termine della stessa. Le note della riunione generate dall'IA vengono archiviate in una pagina di Microsoft Loop e i partecipanti alla riunione possono modificarla prima, durante o dopo la riunione.

Per quanto riguarda le note generate dall'IA in Recap, Microsoft afferma che gli utenti possono visualizzare le note manuali e quelle generate dall'IA, nonché le attività di follow-up , selezionando "Note IA" nel riepilogo dell'evento, a condizione che la riunione soddisfi i requisiti di trascrizione.

È qui che AI ​​Notes diventa più di un semplice gadget per le riunioni. Puoi recuperare decisioni, attività, informazioni mancanti e follow-up senza dover riascoltare l'intera conversazione come se stessi indagando sulla scena di un piccolo crimine in ufficio 🕵️.

7. Tabella comparativa: Modalità di utilizzo delle note basate sull'IA in Teams 📊

Metodo/Funzione	Ideale per	Requisito principale	Ciò che ottieni	Un piccolo fastidio
Note in tempo reale del facilitatore basate sull'IA	Riunioni in cui le persone hanno bisogno di prendere appunti mentre parlano	Licenza Microsoft 365 Copilot	Note, decisioni, domande e compiti in tempo reale	Richiede un tipo di riunione supportato: non tutte le riunioni funzionano
Note sull'IA nel riepilogo	Per aggiornarci dopo una riunione	Trascrizione della riunione ammissibile	Note, attività, riepilogo dei contenuti	Non verrà visualizzato se manca la trascrizione
Copilota "Genera appunti della riunione"	Riepiloghi rapidi post-riunione	Microsoft 365 Copilot	Argomenti chiave e azioni da intraprendere	Ovviamente, devi comunque verificarlo
Note di Manual Teams	Semplici riunioni interne	Accesso ai verbali di base delle riunioni	Ordine del giorno, appunti, compiti	Qualcuno deve pur scrivere, tragico ma vero
Registrazione audio più trascrizione	Flussi di lavoro di revisione e conformità	Politica di registrazione/trascrizione abilitata	Trascrizione ricercabile e contesto di riproduzione	Può generare domande relative allo spazio di archiviazione e alla privacy

Le linee guida di supporto di Microsoft per le note generate da Copilot indicano che gli utenti possono selezionare Copilot dalla chat della riunione, scegliere ulteriori suggerimenti, generare note della riunione, copiarle e incollarle altrove, ricordando al contempo agli utenti di verificare l'output dell'IA perché potrebbe essere errato.

8. La migliore configurazione per le riunioni per ottenere note AI più efficaci in Teams 🧠

Sapere come attivare le note basate sull'IA in Teams è metà del lavoro. Ottenere note utili è l'altra metà. L'IA è brava a strutturare le cose, ma non è un telepate con le cuffie. Ha bisogno di input precisi.

Utilizza questa configurazione:

• Prima della riunione, è necessario predisporre un ordine del giorno chiaro.

• Esprimi le decisioni ad alta voce: "Decisione: lanceremo il progetto pilota la prossima settimana."

• Assegnare verbalmente i compiti: "Maya si occupa del follow-up con l'ufficio finanziario."

• Fai una pausa prima di cambiare argomento.

• Evitare che cinque persone parlino contemporaneamente. Sì, un obiettivo ambizioso.

• Utilizza i nomi in modo coerente per chiarire a chi è assegnato il compito.

• Ove possibile, mantenete un linguaggio coerente durante le riunioni.

• Controllate le note prima di condividerle ampiamente.

Il facilitatore può rilevare gli argomenti all'ordine del giorno dall'invito alla riunione o dalle note della riunione di Loope può aiutare a tenere traccia degli argomenti all'ordine del giorno durante la riunione.

Un trucco efficace ma discreto: annuncia le tue azioni come se stessi parlando a un assistente virtuale molto stanco. Non in modo robotico, ma con chiarezza. "Azione da intraprendere: Jordan invierà il mazzo aggiornato." Questo tipo di frase rende le note dell'IA molto meno confuse.

9. Problemi comuni quando le note generate dall'IA non vengono visualizzate ⚠️

Se le note dell'IA non sono presenti in Teams, non dare subito per scontato che la funzionalità sia guasta. Potrebbe esserlo, ma esistono diversi altri motivi per cui potrebbe non funzionare.

Le cause più comuni includono:

• Non si dispone di alcun diritto a Copilot o Teams Premium per la funzionalità che si sta tentando di utilizzare.

• Copilota disabilitato nelle policy delle riunioni di Teams.

• La trascrizione è disabilitata per l'organizzatore o per la persona che tenta di avviarla.

• La riunione è troppo breve per le note di Recap AI.

• La riunione non è stata trascritta.

• Tipo di riunione non supportato, ad esempio una riunione di canale per il facilitatore.

• Ruolo errato, ad esempio un partecipante che tenta di assumere il ruolo di facilitatore.

• Limitazioni per i partecipanti esterni.

• Etichette di sensibilità o crittografia che bloccano l'estrazione dell'agenda.

La documentazione di Microsoft indica che Teams utilizza la trascrizione degli eventi, i dati di presenza e i dati di PowerPoint Live per fornire funzionalità di riepilogo intelligenti basate sull'intelligenza artificiale; pertanto, la mancanza di dati di trascrizione può comportare la perdita del valore del riepilogo basato sull'IA.

Per le note del facilitatore in tempo reale, ricorda che solo gli organizzatori e i relatori su desktop o web possono attivare o disattivare la funzione Facilitatore durante la riunione. Gli utenti di dispositivi mobili possono visualizzare le note in tempo reale, ma non possono attivare la funzione allo stesso modo.

10. Privacy, autorizzazioni e la regola "Conferma questo" 🔐

Le note generate dall'IA sono utili, ma non sono uno stenografo legale, un responsabile della conformità o il vostro collega più meticoloso. Vengono generate a partire dai dati delle riunioni e possono non cogliere il contesto, formulare frasi in modo goffo o trasformare una discussione disordinata in un riassunto apparentemente affidabile, ma solo parzialmente corretto.

Microsoft dichiara che i contenuti generati dall'IA nei riepiloghi di Teams si basano sulla trascrizione dell'evento e sono alimentati da GPT e altri modelli di IA, e che potrebbero essere imprecisi, incompleti o inappropriati.

Quindi la regola pratica è semplice:

• Rivedi le note sull'IA prima di inviarle ai clienti.

• Verifica decisioni, numeri, nomi e scadenze.

• Conferma i dati sensibili prima di memorizzarli o inoltrarli.

• Evitate di affidarvi esclusivamente alle Note generate dall'IA per le decisioni di natura legale, relative alle risorse umane, finanziaria o regolamentata.

• Assicurati che i partecipanti comprendano le politiche relative alla trascrizione e ai riepiloghi generati dall'intelligenza artificiale.

Teams offre anche opzioni per le riunioni e controlli amministrativi per i contenuti sensibili delle riunioni, inclusi controlli relativi a copia, inoltro, registrazioni, trascrizioni e analisi generate dall'intelligenza artificiale.

Un pizzico di paranoia non guasta. Non una paranoia da complottisti, ma piuttosto una paranoia del tipo "forse è meglio non incollare il riepilogo grezzo dell'IA in una nota per il consiglio di amministrazione senza averlo prima letto".

11. Suggerimenti per l'implementazione per amministratori e responsabili di Teams 🚀

L'implementazione di AI Notes funziona al meglio quando non ci si limita ad azionare un interruttore sperando che tutti si comportino come in un video di formazione.

Un semplice piano di implementazione:

1. Scegliete un piccolo gruppo di piloti.

2. Conferma licenze e polizze.

3. Abilita le impostazioni di trascrizione e Copilot per quel gruppo.

4. Crea una riunione di prova.

5. Provate le note del facilitatore in diretta.

6. Prova le note di riepilogo post-riunione generate dall'IA.

7. Documenta i passaggi esatti che i tuoi utenti visualizzano.

8. Crea una breve guida interna su "quando utilizzare le Note basate sull'IA".

9. Includi promemoria sulla privacy.

10. Chiedi alle persone cosa le ha confuse, perché te lo diranno. A voce alta.

Il motivo per cui si sta conducendo un progetto pilota è che l'esperienza con Teams può variare in base alla licenza, alle politiche di amministrazione, al tipo di riunione, alla versione del client e alle impostazioni organizzative. Non si tratta di un unico grande pulsante rosso. È più come un cassetto pieno di pulsanti, alcuni etichettati meglio di altri.

12. Risposta rapida: come abilitare le note basate sull'IA in Teams 🏁

Ecco la versione sintetica di come abilitare le note basate sull'IA in Teams:

Per gli amministratori:

• Vai al Centro di amministrazione di Teams.

• Riunioni aperte > Regolamento delle riunioni .

• Nella sezione Registrazione e trascrizione , abilita la policy Copilot appropriata

• Assicurati che la trascrizione sia consentita.

• Assegna i criteri agli utenti corretti.

Per gli organizzatori:

• Crea una riunione Teams programmata.

• Apri Opzioni > Copilota e altre IA.

• Imposta "Consenti copilota e facilitatore" su un'opzione abilitata.

• Attiva il facilitatore.

• Applica l'impostazione.

Durante l'incontro:

• Seleziona Altre azioni.

• Seleziona Attiva il facilitatore.

• Attendi qualche minuto affinché vengano visualizzate le note generate dall'IA.

Dopo la riunione:

• Apri la chat della riunione.

• Vai al riepilogo.

• Seleziona Note o Note AI.

Questa è la versione pulita. La versione pratica include la verifica di licenze, criteri, trascrizioni, ruoli e se Teams sta avendo una di quelle giornate no.

Riflessioni conclusive 💬

Attivare le note basate sull'IA in Teams non è difficile una volta che tutti i componenti sono allineati, ma è facile confonderli. Gli amministratori controllano le impostazioni delle riunioni. Gli organizzatori gestiscono la configurazione delle riunioni. Relatori e organizzatori possono attivare la funzione Facilitatore nelle riunioni supportate. La trascrizione fornisce all'IA una base di partenza. Il riepilogo è la sezione in cui la riunione diventa ricercabile, facilmente consultabile e, idealmente, meno caotica.

La configurazione migliore è semplice: abilita le policy corrette, attiva la trascrizione, pianifica la riunione in modo appropriato, usa Facilitator quando gli appunti presi in tempo reale sono importanti e rivedi l'output prima di considerarlo verità assoluta scolpita nella pietra 🪨. Gli appunti dell'IA sono molto utili, ma restano pur sempre appunti di una macchina che ascolta gli esseri umani interrompersi a vicenda. Quindi sì, usali pure. Ma tieni sempre un sopracciglio leggermente alzato.

Esempio pratico: utilizzo di Note basate sull'IA per una riunione settimanale di progetto con un cliente 🧾

Scenario

Immaginate una piccola agenzia web che organizza una riunione settimanale di 45 minuti su Teams con un cliente. Gli stessi problemi si ripresentano di continuo: le decisioni si perdono nella chat, le azioni da intraprendere vengono ricordate solo a metà e qualcuno impiega 20-30 minuti dopo ogni riunione a riordinare gli appunti confusi per redigere un aggiornamento per il cliente.

Questo è uno scenario fittizio ma realistico. L'agenzia utilizza le Note basate sull'IA in Teams per creare una prima bozza dei verbali delle riunioni, dopodiché un project manager esamina il risultato prima che venga inviato al cliente. Quest'ultimo passaggio è fondamentale. L'IA aiuta con le attività amministrative, non sostituisce la persona che conosce il progetto.

La riunione è programmata in Teams, la trascrizione è abilitata e la funzione Facilitatore è attiva prima dell'inizio della chiamata. Ciò conferma il punto principale dell'articolo: le note basate sull'IA funzionano al meglio quando la licenza, le norme per le riunioni, la trascrizione e la configurazione della riunione sono tutte impostate in anticipo.

Di cosa ha bisogno l'assistente

Per questa configurazione, l'organizzatore prepara:

Una riunione programmata su Teams, non una chiamata improvvisata.

Un breve ordine del giorno nell'invito alla riunione.

Trascrizione della riunione attivata.

Il facilitatore si attiva prima dell'inizio della riunione.

Un responsabile di progetto incaricato di esaminare le note sull'IA.

Una semplice lista di controllo per la revisione di nomi, date, costi, scadenze e decisioni del cliente.

Un buon programma potrebbe essere strutturato in questo modo:

Ordine del giorno:

Rivedi i risultati ottenuti la scorsa settimana.

Conferma le modifiche al testo della homepage.

Decidi se mantenere o rimuovere il video della pagina dei prezzi.

Assegna i responsabili alle attività di avvio.

Confermare la data della prossima revisione.

Questo conferisce all'IA una struttura più definita rispetto a un vago invito a "recuperare il progetto arretrato". Inoltre, aiuta gli esseri umani a essere un po' meno dispersi, il che è sempre un vantaggio.

Esempio di istruzione

All'inizio della riunione, l'organizzatore può dire qualcosa del tipo:

“Oggi utilizzeremo appunti generati dall'intelligenza artificiale per registrare decisioni e azioni da intraprendere. Vi preghiamo di indicare chiaramente le decisioni, di includere il nome del responsabile per ogni attività e, ove possibile, di specificare le scadenze. Esamineremo gli appunti prima di condividerli al termine della riunione.”

Durante la riunione, il responsabile del progetto può rendere evidenti le azioni da intraprendere:

“Decisione: manterremo il video della pagina dei prezzi per il lancio.”

"Azione da intraprendere: Priya invierà la versione rivista della homepage entro giovedì alle 15:00."

"Azione da intraprendere: Mark verificherà entro venerdì se i tag di analisi vengono attivati ​​correttamente."

All'inizio potrebbe sembrare un po' formale, ma fornisce all'IA degli elementi chiari su cui lavorare. Se si inseriscono discussioni vaghe, si ottengono note vaghe. Se si inseriscono decisioni chiare, si ottengono note pratiche.

Come testarlo

Prima di estendere la funzionalità a tutto il team, effettuate un breve test di tre riunioni.

Riunione 1: Utilizzare esclusivamente appunti cartacei standard.

Riunione 2: Utilizzare le note generate dall'IA, ma senza un'agenda strutturata.

Riunione 3: Utilizzare le note create con l'IA, con un'agenda chiara e un formato di azioni da intraprendere verbalmente.

Dopo ogni riunione, verificare:

Quanto tempo occorre per produrre le note finali pronte per il cliente.

Quanti elementi d'azione necessitano di correzione.

Verificare che le scadenze siano state registrate correttamente.

Verificare se a ciascuna attività è assegnato il responsabile corretto.

Se il riassunto includa qualcosa che non era stato concordato.

Il revisore dovrebbe confrontare le note dell'IA con la trascrizione prima di inviare qualsiasi documento all'esterno. Ciò è particolarmente importante per questioni relative a denaro, tempistiche, formulazione legale, approvazioni o impegni con i clienti.

Risultato

Risultato esemplificativo, basato sulla misurazione dei tempi di tre riunioni di progetto campione della durata di 45 minuti:

Note manuali: 28 minuti per produrre un aggiornamento client pulito.

Appunti generati dall'IA senza un obiettivo preciso: 17 minuti per rivedere e sistemare gli appunti.

Note generate dall'IA con ordine del giorno e azioni da intraprendere chiaramente espresse verbalmente: 9 minuti per la revisione e l'invio dell'aggiornamento finale.

Si tratta di un risparmio stimato di 19 minuti per riunione rispetto al processo manuale. Considerando quattro riunioni settimanali con i clienti al mese, un project manager risparmierebbe circa 76 minuti al mese.

Il controllo qualità è importante quanto il risparmio di tempo. In questo test di esempio, la versione strutturata di AI Notes ha individuato correttamente 8 su 9 elementi d'azione. L'unico errore riguardava una scadenza che ha richiesto una correzione umana. Ecco perché AI Notes dovrebbe essere considerato una prima bozza valida, non la fonte definitiva di verità.

Cosa può andare storto?

L'errore più comune è la vaghezza del linguaggio. Se qualcuno dice "Risolviamo la questione la prossima settimana", l'IA potrebbe non sapere a chi appartiene "quella cosa" o cosa significhi "la prossima settimana".

Altri rischi includono:

Un compito assegnato alla persona sbagliata.

Un suggerimento vago presentato come una decisione definitiva.

Una scadenza non rispettata o fraintesa.

Informazioni sensibili dei clienti che compaiono in note che vengono condivise troppo ampiamente.

La mancata disponibilità della trascrizione indebolisce il resoconto post-riunione.

L'organizzatore presume che le note generate dall'IA siano automaticamente corrette perché appaiono ordinate.

La soluzione è poco appariscente ma efficace: utilizzare una checklist di revisione, confermare le azioni da intraprendere prima della fine della riunione e non inviare direttamente al cliente le note generate dall'IA.

Da portare via in modo pratico

Le note basate sull'intelligenza artificiale in Teams funzionano al meglio quando la riunione è già ben organizzata. Aggiungi un ordine del giorno, attiva le impostazioni corrette, comunica le decisioni in modo chiaro e assegna a una sola persona il compito di revisionarle. In questo modo, le note basate sull'intelligenza artificiale possono trasformare una riunione caotica in un utile promemoria in pochi minuti, invece di creare un ulteriore documento da discutere in seguito.

Domande frequenti

Come faccio ad abilitare le Note basate sull'IA in Teams come amministratore?

Per abilitare le note AI in Teams come amministratore, inizia dal Centro di amministrazione di Teams. Vai a Riunioni, apri Criteri di riunione e controlla la sezione Registrazione e trascrizione. Assicurati che Copilot sia autorizzato e che la trascrizione sia abilitata per gli utenti corretti. Il criterio deve inoltre essere assegnato alle persone che devono avere accesso alle note AI.

Di quali licenze ho bisogno per le Note basate sull'IA in Teams?

La licenza dipende dalla funzionalità di note generate dall'IA che si desidera utilizzare. Le note generate dall'IA in tempo reale con Facilitator di solito richiedono Microsoft 365 Copilot. Le note generate dall'IA in Recap potrebbero dipendere da Teams Premium o dall'accesso a Copilot. In molte organizzazioni, gli amministratori dovrebbero verificare sia le licenze che le policy delle riunioni prima di dare per scontato che la funzionalità sia disponibile.

Perché le note create con l'IA non vengono visualizzate nelle mie riunioni di Teams?

Le note dell'IA potrebbero non essere visualizzate se Copilot è disabilitato, la trascrizione è bloccata o il tipo di riunione non è supportato. La riunione potrebbe anche essere troppo breve, non essere stata trascritta o non disporre delle autorizzazioni necessarie per l'organizzatore. Una soluzione comune consiste nel verificare la licenza dell'utente, i criteri di riunione di Teams, le impostazioni di trascrizione e se la riunione è stata pianificata anziché avviata immediatamente.

Posso attivare le note basate sull'IA durante una riunione Teams in diretta?

Sì, nelle riunioni supportate, un organizzatore o un relatore può attivare la funzione Facilitatore durante la riunione. In genere, questa operazione si effettua accedendo a "Altre azioni" nei controlli della riunione e selezionando "Attiva Facilitatore". Potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che le note vengano visualizzate, poiché Teams ha bisogno del contenuto della discussione dalla trascrizione prima di poter generare note utili.

Dove trovo le note dell'IA dopo una riunione di Teams?

Al termine della riunione, apri la chat della riunione in Teams e seleziona Riepilogo. A seconda della configurazione, potresti visualizzare Note o note generate dall'IA. Le note generate dal facilitatore possono anche apparire nella chat e nelle note della riunione. In genere, le note generate dall'IA dopo la riunione funzionano al meglio quando la riunione è stata trascritta e soddisfa i requisiti della funzionalità.

Qual è la differenza tra le note del facilitatore, del riepilogo e del copilota?

La funzione Facilitator serve principalmente per le note generate in tempo reale dall'IA durante una riunione. La funzione Recap permette agli utenti di rivedere note, attività e contenuti della riunione in un secondo momento. Le note delle riunioni di Copilot vengono generate tramite l'esperienza Copilot a partire dalla chat della riunione o dalla funzione Recap. Le due funzioni si sovrappongono, ma non sono esattamente la stessa cosa, quindi i requisiti di configurazione possono variare.

Le riunioni di Teams necessitano di trascrizione affinché le note basate sull'IA funzionino?

In molti flussi di lavoro di Teams basati sulle note generate dall'IA, la trascrizione è essenziale perché fornisce all'IA dati da analizzare. Le note di riepilogo generate dall'IA, in particolare, dipendono dalla disponibilità della trascrizione e dall'idoneità della riunione. Gli amministratori devono verificare che la trascrizione sia consentita dalle policy delle riunioni e gli organizzatori devono assicurarsi che la riunione venga trascritta quando necessitano di note post-riunione.

Chi può attivare la funzione Facilitatore per le note basate sull'IA in Teams?

La funzione "Facilitatore" può essere attivata dagli organizzatori o dai relatori che utilizzano Teams su desktop o web. Gli utenti di dispositivi mobili potrebbero essere in grado di visualizzare le note in tempo reale, ma potrebbero non essere in grado di attivare la funzione "Facilitatore". Questa differenza di ruolo spesso spiega perché un partecipante visualizza l'opzione per le note mentre un altro non può attivarla.

Come posso ottenere verbali di riunione generati dall'IA in Teams di qualità superiore?

Utilizzate un ordine del giorno chiaro, esprimete le decisioni ad alta voce e assegnate chiaramente i compiti da svolgere, specificandone il nome. Evitate, per quanto possibile, che i partecipanti si sovrappongano e mantenete un linguaggio coerente durante la riunione. Gli appunti generati dall'IA funzionano al meglio quando la riunione è strutturata. È inoltre utile rivedere gli appunti prima di condividerli ampiamente.

Le note basate sull'IA in Teams sono sufficientemente affidabili per essere condivise?

Le note generate dall'IA sono utili, ma è comunque necessario controllarle prima di condividerle, soprattutto con clienti o dirigenti. È fondamentale verificare nomi, numeri, decisioni, scadenze e dettagli sensibili. La regola pratica di questo articolo è di considerare le note generate dall'IA come una bozza utile, non come un documento legale o di conformità perfetto. La revisione umana rimane comunque importante.

Riferimenti

1. Supporto Microsoft - Facilitatore nelle riunioni di Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Impostazioni dei criteri per le riunioni di Copilot - learn.microsoft.com

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