Come utilizzare l'IA sul lavoro [Video e quiz]

In sintesi: utilizzare l'IA sul lavoro per attività a basso rischio come la stesura, la sintesi, l'organizzazione e l'analisi di documenti, mantenendo al contempo la responsabilità delle persone in merito all'accuratezza e alle decisioni prese. Iniziare con un'attività ripetitiva, rimuovere le informazioni sensibili e rivedere ogni risultato, soprattutto quando potrebbe influire sui diritti, sul sostentamento, sulla sicurezza o sul futuro di qualcuno.

Responsabilità: Assicurarsi che le persone qualificate rimangano responsabili delle decisioni di grande impatto e delle approvazioni finali.

Privacy: Utilizza strumenti approvati e rimuovi le informazioni riservate o identificative prima di inviare qualsiasi contenuto.

Trasparenza: divulgare l'utilizzo dell'IA ogniqualvolta le politiche aziendali, le aspettative dei clienti o le potenziali conseguenze lo richiedano.

Verifica: confrontare fatti, proprietari, scadenze e presupposti con il materiale di origine.

Test: misurare il tempo totale, le correzioni necessarie e l'impatto sugli utenti prima di estendere qualsiasi flusso di lavoro.

1. Cosa comporta l'utilizzo dell'IA sul lavoro

L'utilizzo dell'intelligenza artificiale sul lavoro non significa necessariamente sostituire una persona o automatizzare completamente una mansione. Nella maggior parte dei contesti lavorativi, l'IA è molto più utile come strumento di supporto.

Immaginatelo come un assistente veloce e un po' troppo sicuro di sé.

Può esserti d'aiuto:

• Bozze di email e documenti

• Riassumere informazioni lunghe

• Genera idee

• Organizzare gli appunti sparsi

• Analizzare i dati di base

• Prepararsi per le riunioni

• Creare liste di controllo e piani

• Riscrivi i contenuti per pubblici diversi

• Spiegare concetti non familiari

• Trasforma le idee confuse in qualcosa di utilizzabile

L'intelligenza artificiale è spesso in grado di produrre una prima versione decente in pochi secondi. Potrebbe non essere perfetta: a volte è eccessivamente formale, a volte ripetitiva e ogni tanto si perde in divagazioni.

Tuttavia, iniziare con qualcosa è solitamente più facile che iniziare da niente.

L'obiettivo non è lasciare che l'intelligenza artificiale pensi al posto tuo. L'obiettivo è dedicare meno tempo ad attività di scarso valore, in modo da avere più energie per il giudizio, la creatività, le relazioni e le decisioni.

2. Perché è importante imparare a usare l'IA sul lavoro

Il lavoro è pieno di piccole attività che richiedono più tempo di quanto meritino.

Un'email di cinque minuti si trasforma in una di venti perché non riesci a trovare la frase di apertura giusta. Una riunione produce tre pagine di appunti ma nessuna azione concreta. Un report deve essere riscritto per i dirigenti, i clienti e un team tecnico. All'improvviso metà del pomeriggio è sparita.

L'intelligenza artificiale può ridurre il tempo necessario per trasferire le informazioni da un formato all'altro.

Per esempio:

• Gli appunti diventano un riassunto

• Un riassunto diventa un'e-mail

• Un'email diventa la scaletta di una presentazione

• Un'idea vaga si trasforma in un piano di progetto

• Un foglio di calcolo diventa una spiegazione scritta

• Una politica complessa si trasforma in una guida chiara e accessibile

È qui che tendono a manifestarsi i miglioramenti in termini di produttività. Non in momenti eclatanti del tipo "l'IA ora gestisce l'azienda", ma in decine di piccoli miglioramenti.

È un po' come togliere i sassolini dalla scarpa. Un sassolino non è un problema, ma andarsene in giro con dodici tutto il giorno è ridicolo.

L'intelligenza artificiale può anche rendere le competenze più accessibili. Un nuovo dipendente può chiedere chiarimenti su termini a lui sconosciuti. Un manager può esplorare diverse modalità per strutturare il feedback. Un venditore può preparare domande specifiche per un settore che ancora non conosce.

Se utilizzata con criterio, l'intelligenza artificiale aiuta le persone a raggiungere più rapidamente un solido punto di partenza.

3. I migliori compiti lavorativi da affidare all'IA

Il modo più semplice per capire come utilizzare l'IA sul lavoro è suddividere le attività in tre categorie: creare, trasformare e analizzare.

Creare

L'intelligenza artificiale può creare una prima bozza basandosi sulle tue istruzioni.

Alcuni esempi includono:

• Email

• Proposte

• Descrizione delle mansioni

• Ordini del giorno

• Post sui social

• Materiale formativo

• Risposte dei clienti

• Schema della presentazione

• Domande dell'intervista

L'espressione "prima bozza" è fondamentale in questo contesto. I contenuti generati dall'intelligenza artificiale dovrebbero normalmente essere rivisti prima di essere inviati, pubblicati o presentati.

Trasformare

Questo è uno degli utilizzi più efficaci dell'intelligenza artificiale in ambito lavorativo. Le si forniscono informazioni esistenti e le si chiede di modificarne il formato, la lunghezza, lo stile o il livello di complessità.

Per esempio:

• Riduci in abbreviazione un rapporto lungo

• Trasforma gli appunti in azioni concrete

• Riscrivere il linguaggio tecnico per i clienti

• Convertire un paragrafo in punti elenco

• Rendere il messaggio più professionale

• Trasformare una trascrizione in un riassunto

• Tradurre il gergo interno in un linguaggio chiaro e comprensibile per tutti

Le attività di trasformazione in genere funzionano bene perché l'IA ha a disposizione del materiale su cui lavorare. Non deve inventare tutto da zero.

Analizzare

L'intelligenza artificiale può anche aiutare a identificare schemi, confrontare informazioni e strutturare un problema.

Le attività di analisi pratica includono:

• Raggruppare il feedback dei clienti in temi

• Confronto di diverse opzioni

• Identificazione dei possibili rischi

• Individuare le lacune in un piano

• Creare vantaggi e svantaggi

• Vi suggeriamo alcune domande che potreste aver tralasciato

• Spiegare le tendenze in un set di dati

• Categorizzazione delle richieste di supporto

Tuttavia, l'analisi basata sull'IA dovrebbe essere considerata un supporto, non una verità indiscutibile. Può non cogliere il contesto o formulare ipotesi che sembrano ragionevoli ma sono completamente errate. La revisione umana rimane comunque il fattore determinante 🚗

4. Tabella comparativa: Modi pratici per utilizzare l'IA sul lavoro

Compito sul posto di lavoro	Cosa può fare l'IA	Il miglior input da fornire	È necessaria una revisione umana?	Perché funziona
Scrittura di email	Redigere, accorciare, ammorbidire, chiarire	Destinatario, scopo, fatti principali, azione desiderata	SÌ	Elimina l'attrito della pagina bianca
Verbale della riunione	Riassumere ed estrarre le azioni	Trascrizione o appunti strutturati	Decisamente	Consente di separare rapidamente la discussione dalle decisioni
Pianificazione della ricerca	Suggerisci domande e aree tematiche	Obiettivo e pubblico di riferimento chiari	Sì, i fatti devono essere verificati	Aiuta a costruire una struttura di partenza
Gestione del progetto	Creare piani, traguardi, rischi	Ambito, scadenza, team, vincoli	SÌ	Organizza le informazioni sparse
Interpretazione dei dati	Spiega schemi e anomalie	Dati puliti e contesto aziendale	Necessaria una revisione approfondita	Rende più facile discutere dei numeri
Brainstorming	Generare idee e alternative	Problema specifico e limiti	Moderare	Produce una vasta gamma di prodotti, a volte inaspettatamente efficaci
Assistenza clienti	Redigere le risposte e classificare i problemi	Messaggio al cliente e indicazioni aziendali	Sì, soprattutto nei casi delicati	Velocizza le risposte di routine
Modifica del documento	Migliorare il tono, la grammatica e la struttura	Testo originale e pubblico di destinazione	Generalmente	Più veloce della modifica frase per frase
Apprendimento	Spiega i concetti e crea quiz	Argomento, livello di competenza, scenario lavorativo	Da lieve a moderato	Rende la formazione più personalizzata
Supporto alle decisioni	Confronta le opzioni e i rischi superficiali	Criteri, vincoli, priorità	Assolutamente	Chiarisce le idee, ma non dovrebbe decidere al posto tuo

La tabella mette in chiaro un aspetto importante: l'intelligenza artificiale funziona al meglio quando il compito è ben definito.

"Aiuto con il mio progetto" è una richiesta vaga.

"Creare una checklist di lancio in sei fasi per un piccolo aggiornamento software interno che coinvolga l'IT, l'assistenza clienti e le vendite" fornisce all'IA qualcosa di concreto su cui lavorare.

Un input specifico genera un output specifico. Non è certo una rivelazione rivoluzionaria, ma è la verità.

5. Come scrivere prompt di intelligenza artificiale più efficaci per il lavoro

Non serve una formula di richiesta complicata. Basta fornire all'IA un contesto sufficiente per capire cosa si intende per "buono".

Un promemoria affidabile per il posto di lavoro di solito contiene cinque elementi:

Il compito

Indica esattamente cosa desideri.

Esempio:

"Scrivi una bozza di email per spiegare un eventuale ritardo nella consegna."

Il contesto

Spiega cosa è successo e perché il compito è importante.

Esempio:

“Il fornitore ha ritardato la spedizione di quattro giorni a causa di un problema di magazzino.”

Il pubblico

Indica all'IA chi leggerà o utilizzerà il risultato.

Esempio:

"Il pubblico di riferimento è costituito da clienti di lunga data, già frustrati."

Il tono o il formato desiderato

Descrivi come dovrebbe suonare o apparire la risposta.

Esempio:

“Usate un tono calmo, diretto e responsabile. Non superate le 150 parole.”

I dettagli richiesti

Elenca i fatti che devono essere inclusi.

Esempio:

"Indica la nuova data di consegna, l'opzione di rimborso e il contatto dell'assistenza clienti."

Nel complesso, il prompt diventa:

Scrivi un'email a un cliente di lunga data spiegando che la sua spedizione è stata ritardata di quattro giorni a causa di un problema di magazzino del fornitore. Usa un tono calmo, diretto e responsabile. Non superare le 150 parole. Includi la nuova data di consegna, l'opzione di rimborso e il contatto dell'assistenza clienti

Quel suggerimento produrrà quasi sempre un risultato migliore rispetto a "Scrivi un'e-mail di ritardo"

È anche possibile chiedere all'IA di rivedere la propria risposta:

• Rendilo meno formale

• Rimuovi simbolo

• Aggiungi una call to action più chiara

• Riscrivi questo testo per un pubblico di dirigenti

• Individuare eventuali ipotesi non supportate da prove

• Indicami tre alternative più valide

• Valuta questa raccomandazione

Quest'ultimo punto è particolarmente prezioso. L'IA non deve essere sempre la tua sostenitrice. A volte dovrebbe essere il collega un po' irritante che chiede: "Ma cosa succede se questa ipotesi è sbagliata?" 🧐

6. Come utilizzare l'intelligenza artificiale per le e-mail e la comunicazione sul posto di lavoro

Spesso, la posta elettronica è il punto di partenza più semplice.

L'intelligenza artificiale può essere d'aiuto quando sai cosa vuoi dire ma non riesci a trovare le parole giuste. Può anche aiutarti a evitare messaggi troppo diretti, troppo vaghi o più lunghi del necessario.

Le richieste pratiche includono:

• Riscrivi questo in modo che suoni amichevole ma fermo

• Rendilo più conciso

• Aggiungi una scadenza chiara

• Eliminare il linguaggio emotivo

• Rendilo adatto alla dirigenza senior

• Trasforma questo in un cortese seguito

• Spiega questo senza usare termini tecnici

• Crea tre opzioni per l'oggetto dell'email

L'intelligenza artificiale è particolarmente utile per le comunicazioni delicate, ma è necessaria cautela. Un problema di prestazioni, un reclamo, una questione legale o una questione personale non dovrebbero essere trattati come una semplice didascalia di marketing.

Utilizza l'intelligenza artificiale per strutturare il messaggio, quindi rivedi ogni frase.

Chiediti:

• È corretto?

• Vi sembra che mi rispecchi?

• Questa formulazione potrebbe essere fraintesa?

• Il tono è appropriato al rapporto?

• Contiene informazioni private che non avrebbero dovuto essere inserite?

• Mi sento a mio agio a firmarlo?

Quest'ultima domanda è il test di controllo qualità più semplice. Se esitereste a firmarlo, non inviatelo.

7. Utilizzare l'intelligenza artificiale per riunioni che producono risultati concreti

Le riunioni generano molte informazioni, ma non sempre molta chiarezza.

L'intelligenza artificiale può essere d'aiuto prima, durante e dopo una riunione.

Prima della riunione

Utilizzare l'intelligenza artificiale per:

• Crea un programma

• Identificare le domande chiave

• Riassumere le informazioni di base

• Prepara i punti chiave da trattare

• Prevedere le obiezioni

• Elaborare un quadro decisionale

Un suggerimento pratico potrebbe essere:

"Crea un'agenda di 30 minuti per una riunione sul ritardo nell'onboarding dei clienti. L'obiettivo è identificare il principale collo di bottiglia, concordare un responsabile e scegliere due azioni da intraprendere questa settimana."

Dopo l'incontro

L'intelligenza artificiale può trasformare appunti o trascrizioni in:

• Decisioni chiave

• Elementi di azione

• Proprietari

• Scadenze

• Domande aperte

• Rischi

• Email di follow-up

Non fidatevi automaticamente del risultato. Le trascrizioni delle riunioni possono contenere errori, oratori poco chiari, battute che sembrano impegni e impegni che sembrano battute.

Rivedi il riepilogo prima di condividerlo.

Una buona prassi è chiedere all'IA di suddividere le informazioni in tre gruppi:

1. Decisioni confermate

2. Idee proposte

3. Questioni irrisolte

Questo impedisce che proposte discusse solo a metà si trasformino magicamente in politiche ufficiali da un giorno all'altro.

8. Utilizzare l'IA per la ricerca senza creare sciocchezze basate sulla sicurezza di sé

L'intelligenza artificiale può aiutarti ad avviare una ricerca, organizzare un argomento e identificare le aree che meritano di essere approfondite.

Può:

• Spiega la terminologia sconosciuta

• Generare domande di ricerca

• Confrontare i concetti

• Suggerisci categorie

• Costruisci una struttura

• Riassumi le informazioni che fornisci

• Identificare le ipotesi

• Creare domande per l'intervista

• Evidenziare le prospettive mancanti

Ciò che non dovrebbe fare è diventare la tua unica fonte di verità.

L'intelligenza artificiale può produrre dettagli inesatti, esempi inventati, informazioni obsoleteo affermazioni che sembrano molto più certe di quanto meritino.

Per la ricerca sul luogo di lavoro, utilizzate l'IA come strumento di mappatura, non come territorio stesso.

Un processo sensato si presenta così:

1. Chiedi all'IA di delineare l'argomento.

2. Individua le affermazioni che contano.

3. Verifica i fatti importanti utilizzando informazioni interne o esterne attendibili.

4. Chiedi all'intelligenza artificiale di organizzare i risultati verificati.

5. Esaminare il risultato finale per verificarne l'accuratezza e l'eventuale presenza di distorsioni.

È anche possibile indurre l'IA a mostrare incertezza:

• Quali parti di questa risposta potrebbero essere inaffidabili?

• Quali presupposti stai facendo?

• Quali fatti devo verificare?

• Quali informazioni potrebbero modificare questa raccomandazione?

• Forniscimi l'argomento più convincente contro questa conclusione.

Questi stimoli non renderanno l'IA infallibile, ma incoraggiano una riflessione più attenta.

9. Come utilizzare l'IA per dati, report e fogli di calcolo

L'intelligenza artificiale può rendere i numeri più facili da comprendere, soprattutto per le persone che non passano tutto il giorno immerse nei fogli di calcolo.

Può esserti d'aiuto:

• Spiega le formule

• Suggerisci strutture di fogli di calcolo

• Categorizzare i dati

• Riassumere le tendenze

• Trasformare le figure in commenti scritti

• Identificare possibili anomalie

• Crea raccomandazioni per i grafici

• Sezioni della bozza del rapporto

• Tradurre i risultati tecnici in linguaggio aziendale

Ad esempio, invece di chiedere:

“Cosa significano questi dati?”

Tentativo:

“Esamina questa tabella delle vendite mensili. Individua le tre variazioni più significative, suggerisci possibili spiegazioni ed elenca le domande che dovrei pormi prima di trarre conclusioni.”

Quella clausola conclusiva è importante. I dati raramente si spiegano da soli.

Un calo delle vendite può derivare da una minore domanda, dati mancanti, andamenti stagionali, variazioni di prezzo, un contratto in ritardo o qualcuno che incolla accidentalmente valori nella colonna sbagliata. I fogli di calcolo hanno la capacità di creare piccoli disastri pur apparendo perfettamente tranquilli.

Non permettete mai all'intelligenza artificiale di prendere decisioni finanziarie, operative o relative al personale di grande impatto basandosi unicamente su un set di dati copiato e incollato.

Controllo:

• Se i dati sono completi

• Se le unità sono corrette

• Se le categorie sono coerenti

• Se i valori mancanti siano importanti

• Se l'IA abbia frainteso il contesto aziendale

• Se la correlazione viene trattata come causalità

L'intelligenza artificiale può velocizzare l'interpretazione. La responsabilità, tuttavia, rimane comunque in capo alle persone.

10. Protezione delle informazioni riservate e sensibili 🔐

Prima di inserire informazioni relative al luogo di lavoro in qualsiasi strumento di intelligenza artificiale, è fondamentale comprendere le regole della propria organizzazione.

Non dare per scontato che ogni piattaforma di intelligenza artificiale sia approvata per la gestione di dati riservati.

Le informazioni sensibili possono includere:

• Dati dei clienti

• Informazioni sui dipendenti

• Password o credenziali di accesso

• Dettagli medici

• documenti legali

• Dati finanziari

• Piani di prodotto non ancora rilasciati

• Strategia interna

• Codice proprietario

• termini contrattuali

• Informazioni di identificazione personale

Quando possibile, rimuovere i dettagli identificativi.

Invece di inserire:

"Scrivi una valutazione delle prestazioni per Jordan Smith del team operativo di Manchester, che non ha rispettato la scadenza del contratto con Acme."

Utilizza qualcosa del genere:

"Scrivi una valutazione delle prestazioni per un dipendente del reparto operativo che non ha rispettato un'importante scadenza con un cliente. Il feedback deve essere oggettivo, costruttivo e focalizzato sui passi successivi."

L'anonimizzazione delle informazioni riduce il rischio , consentendo al contempo all'intelligenza artificiale di contribuire alla strutturazione del sistema.

Verificate inoltre se la vostra organizzazione dispone di un sistema di intelligenza artificiale aziendale approvato. Questi strumenti possono includere controlli dei dati più rigorosi, gestione degli accessi e politiche interne.

La comodità non è una buona ragione per divulgare informazioni che dovrebbero rimanere private. Questa non è innovazione. È come lasciare l'armadietto dei documenti dell'ufficio aperto sotto la pioggia.

11. Casi in cui l'IA non dovrebbe prendere la decisione finale

L'intelligenza artificiale può supportare un processo decisionale, ma alcune decisioni richiedono la responsabilità umana dall'inizio alla fine.

Prestare particolare attenzione a:

• Assunzioni e licenziamenti

• Disciplina dei dipendenti

• Decisioni mediche

• Consulenza legale

• Approvazioni di credito o finanziarie

• Lavoro critico per la sicurezza

• Giudizi di conformità

• Punteggio delle prestazioni

• Controversie delicate con i clienti

• Decisioni che implicano discriminazione o equità

L'intelligenza artificiale può aiutare a riassumere le prove, identificare i quesiti o confrontare gli scenari. Tuttavia, non dovrebbe esserle consentito di prendere la decisione finale senza la supervisione di un essere umano qualificato.

Perché? Perché l'intelligenza artificiale non comprende le conseguenze nello stesso modo in cui le comprendono gli esseri umani. Può elaborare schemi, ma non possiede responsabilità, empatia, senso del dovere professionale o esperienza diretta.

Può inoltre riprodurre pregiudizi nascosti negli esempi, nei dati storici o nel modo in cui viene formulata una richiesta.

Una regola valida è:

Quanto maggiore è l'impatto sui diritti, sul sostentamento, sulla sicurezza o sul futuro di una persona, tanto minore dovrebbe essere il controllo esercitato dall'IA.

Questa regola non è appariscente, ma regge.

12. Come i manager possono introdurre l'IA senza scatenare il panico

Quando i leader introducono l'IA in modo errato, i dipendenti spesso recepiscono un messaggio:

"Abbiamo trovato una macchina che potrebbe sostituirti."

Anche quando non è questa l'intenzione, una comunicazione vaga crea ansia.

Un approccio migliore è spiegare:

• Perché l'IA viene introdotta

• Quali compiti può supportare

• Quali compiti restano guidati dall'uomo?

• Quali dati possono inserire i dipendenti

• Quale revisione è richiesta?

• Come segnalare gli errori

• Come verrà misurato il successo

• Quale formazione verrà fornita?

I manager dovrebbero concentrarsi su esempi pratici piuttosto che su grandi promesse.

Ad esempio:

"Stiamo utilizzando l'intelligenza artificiale per creare le prime bozze delle risposte di routine ai clienti. Ogni risposta verrà comunque esaminata da un addetto all'assistenza."

Questo è più chiaro di:

"Stiamo migliorando l'esperienza del cliente grazie all'intelligenza artificiale di nuova generazione."

La seconda frase suona costosa e non significa quasi nulla.

Ai team dovrebbe inoltre essere consentito di sperimentare entro limiti sicuri. I dipendenti che svolgono il lavoro spesso individuano i casi d'uso migliori perché sanno esattamente quali processi sono ripetitivi, frustranti e tenuti insieme da un unico, eroico foglio di calcolo.

13. Un semplice schema per iniziare questa settimana

Per iniziare a utilizzare l'IA senza complicare troppo le cose, scegli un'attività a basso rischio.

Passaggio 1: Trova un'attività ripetitiva

Cerca un lavoro che puoi svolgere più volte a settimana.

Esempi:

• Scrivere email di follow-up

• Riassunto delle riunioni

• Formattazione dei report

• Creazione di agende

• Riscrivere il contenuto

• Note organizzative

Fase 2: Definire un risultato valido

Definisci cosa significa successo per te.

Forse desideri ridurre i tempi di stesura, migliorare la coerenza, diminuire gli errori o definire azioni più chiare.

Passaggio 3: crea un prompt riutilizzabile

Scrivi una descrizione che includa il compito, il contesto, il pubblico di riferimento, il formato e i vincoli.

Salvalo in un luogo accessibile.

Passaggio 4: Esamina ogni output

Verifica i fatti, il tono, la privacy e la pertinenza.

Non bisogna confondere la velocità con la qualità.

Passaggio 5: Migliorare il prompt

Osservate quali errori commette l'IA.

Aggiungi istruzioni più chiare. Fornisci esempi. Elimina le ambiguità. Richiedi una struttura diversa.

Passaggio 6: Misurare il risultato

Ha fatto risparmiare tempo? La qualità è migliorata? Ha comportato un lavoro di editing aggiuntivo?

Alcuni flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale sembrano impressionanti ma non consentono quasi nessun risparmio. Altri, invece, eliminano silenziosamente un'ora di frustrazione a settimana.

Conserva il secondo tipo.

14. Errori comuni che le persone commettono con l'IA sul posto di lavoro

Capire come utilizzare l'IA sul lavoro significa anche sapere cosa non fare.

Dare istruzioni vaghe

Un input debole genera un output generico.

Aggiungi contesto, esempi, limiti e un obiettivo chiaro.

Fidarsi della prima risposta

La prima risposta è una bozza, non un comandamento scolpito nella pietra.

Richiedi delle revisioni.

Copia senza modifica

I testi generati dall'intelligenza artificiale possono sembrare curati ma vuoti. Aggiungete dettagli concreti, eliminate le frasi generiche e fateli sembrare umani.

Condivisione di dati riservati

Non incollare informazioni sensibili in sistemi non autorizzati.

Utilizzare l'intelligenza artificiale per ogni cosa

Alcuni compiti è più veloce completarli da soli.

Non serve un prompt di sei paragrafi generato dall'IA per scrivere "Grazie, lo esaminerò oggi"

Nascondere l'utilizzo dell'IA quando la trasparenza è fondamentale

Alcune organizzazioni, clienti o settori richiedono trasparenza. Attenetevi alle normative vigenti.

Trattare l'output dell'IA come oggettivo

L'intelligenza artificiale riflette schemi e presupposti. Non è automaticamente neutrale.

Automatizzare un processo difettoso

Accelerare un processo inefficiente non lo rende efficiente. Semplicemente, produce errori a una velocità impressionante 💨

Prima di automatizzare il flusso di lavoro, è necessario correggerlo.

15. Creare un'abitudine all'IA che duri nel tempo

Il modo migliore per familiarizzare con l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro è utilizzarla regolarmente per compiti piccoli e specifici.

Iniziate con una o due attività ripetibili.

Per esempio:

• Ogni lunedì, usa l'intelligenza artificiale per organizzare le tue priorità.

• Dopo le riunioni, trasformate gli appunti in azioni concrete.

• Prima di inviare un'email lunga, chiedi all'intelligenza artificiale di accorciarla.

• Quando si deve prendere una decisione, è bene informarsi sulle ipotesi e sulle possibili controargomentazioni.

• Al termine di un progetto, utilizza l'intelligenza artificiale per strutturare le lezioni apprese.

Tieni a portata di mano una piccola raccolta di suggerimenti per le attività che ripeti. Col tempo, svilupperai la capacità di capire quali suggerimenti funzionano, quali attività sono adatte e in quali casi il giudizio umano è più importante.

Imparerai anche quando non utilizzare l'intelligenza artificiale.

Anche questo fa parte dell'alfabetizzazione all'intelligenza artificiale.

L'obiettivo non è il massimo utilizzo dell'IA. L'obiettivo è un lavoro migliore.

Una nota conclusiva di carattere pratico

Imparare a usare l'intelligenza artificiale sul lavoro significa soprattutto imparare a delegare in modo chiaro.

L'intelligenza artificiale è preziosa per la stesura, la sintesi, l'adattamento, l'organizzazione, la spiegazione e l'esplorazione. Può ridurre il lavoro ripetitivo e aiutarti a passare da una pagina bianca a una prima versione utilizzabile molto più velocemente.

Ma ha bisogno di limiti.

Proteggete le informazioni riservate. Verificate le affermazioni importanti. Esaminate le comunicazioni sensibili. Lasciate che le decisioni di grande impatto siano affidate agli esseri umani. E, per favore, resistete alla tentazione di automatizzare un processo che nessuno comprende.

Iniziate con calma. Scegliete un'attività noiosa e ripetitiva. Fornite all'IA istruzioni chiare, analizzate il risultato e perfezionate il processo.

Se usata correttamente, l'intelligenza artificiale non rende il lavoro meno umano. Al contrario, crea più spazio per quegli aspetti del lavoro che richiedono innanzitutto la presenza umana: giudizio, fiducia, attenzione, empatia e la capacità di accorgersi quando una riunione sta prendendo una brutta piega. 

Esempio pratico: trasformare gli appunti delle riunioni in azioni concrete

Scenario

Maya si occupa dell'inserimento dei nuovi clienti in un'azienda di software in crescita. Partecipa a tre riunioni di progetto a settimana, prende appunti approssimativi mentre le persone parlano e in seguito li trasforma in email di follow-up.

Il compito è ripetitivo, ma comporta alcuni rischi. Una scadenza proposta può facilmente essere scambiata per una concordata, mentre un suggerimento generico può inavvertitamente diventare responsabilità assegnata a qualcuno. L'obiettivo, quindi, non è lasciare che l'IA decida cosa è successo, bensì utilizzare l'IA per organizzare le note, mentre Maya verifica ogni decisione, responsabile e data prima di condividere il riepilogo.

Di cosa ha bisogno l'assistente

Maya fornisce:

• I suoi appunti anonimizzati della riunione o una trascrizione approvata

• Lo scopo dell'incontro

• Elenco dei partecipanti e dei loro ruoli

• Il formato di output richiesto

• Una regola che stabilisce che i proprietari o le scadenze mancanti devono essere etichettati anziché inventati

• Una netta distinzione tra decisioni confermate, idee proposte e questioni irrisolte

• Il metodo approvato dalla sua azienda per la gestione delle informazioni riservate

Prima di caricare qualsiasi dato, rimuove i nomi dei clienti, i dati personali, le credenziali di accesso e le informazioni commercialmente sensibili, a meno che il sistema di intelligenza artificiale non sia specificamente autorizzato a gestire tali dati.

Esempio di istruzione

Trasforma gli appunti della riunione qui sotto in un riassunto conciso di follow-up.

Organizza la risposta secondo le seguenti categorie:

1. Decisioni confermate

2. Elementi di azione

3. Idee proposte

4. Questioni irrisolte

5. Rischi o dipendenze

Per ogni attività, indicare il compito, il responsabile e la scadenza. Se il responsabile o la scadenza non sono stati concordati esplicitamente, scrivere "Non confermato". Non sottintendere impegni né inventare dettagli.

Il riassunto non deve superare le 350 parole. Utilizza un linguaggio chiaro e neutro, adatto a tutti i partecipanti alla riunione.

Prima di concludere, elencate tutte le affermazioni ambigue o che potrebbero necessitare di verifica

Risultato buono contro risultato cattivo

Un'azione debole potrebbe essere:

“Sam aggiornerà la guida di benvenuto entro venerdì.”

Sembra chiaro, ma è rischioso se le note indicano solo che Sam potrebbe rivedere la guida e non è stata concordata alcuna scadenza.

Una versione migliore direbbe:

"Rivedere la guida di onboarding - responsabile proposto: Sam; scadenza: non confermata."

La seconda versione preserva l'incertezza anziché trasformare silenziosamente una discussione in un impegno.

Come testarlo

Maya crea un piccolo set di test utilizzando sei riunioni precedenti di cui conosce già l'esito.

Lei controlla se l'assistente:

• Distingue le decisioni dai suggerimenti

• Copia accuratamente nomi, date e scadenze

• Indica le informazioni mancanti come non confermate

• Evita di assegnare compiti che non sono mai stati concordati

• Include importanti questioni irrisolte

• Produce un riassunto comprensibile anche agli altri partecipanti

• Omette i dettagli riservati rimossi dall'input

Aggiunge inoltre casi limite intenzionali:

• Un partecipante scherza sul completamento di un compito

• Due persone discutono sulla proprietà senza raggiungere un accordo

• Qualcuno menziona due possibili scadenze

• La trascrizione attribuisce un commento all'oratore sbagliato

• Una decisione viene poi revocata nel corso della riunione

• È stato concordato un compito, ma non è stato nominato alcun responsabile

Il flusso di lavoro è considerato superato solo quando Maya è in grado di ricondurre ogni decisione e azione alle note originali.

Risultato

Esempio pratico: Maya testa il processo su sei riepiloghi di riunioni nell'arco di due settimane.

Il suo processo manuale richiedeva in precedenza una media di 18 minuti per riunione. Con l'intelligenza artificiale, la prima bozza viene generata in circa 2 minuti, seguiti da una media di 7 minuti per la verifica e la modifica. Ciò riduce il tempo totale di gestione da 18 minuti a 9 minuti per riunione.

Nell'arco di sei riunioni, il risparmio stimato è il seguente:

• Totale precedente: 6 × 18 minuti = 108 minuti

• Tempo totale con l'ausilio dell'IA, inclusa la revisione: 6 × 9 minuti = 54 minuti

• Tempo risparmiato a titolo esemplificativo: 54 minuti

Cinque dei sei riassunti soddisfano i criteri di accettazione dopo una prima revisione. Il riassunto rimanente richiede una seconda revisione perché la trascrizione ha confuso due oratori.

Questi dati rappresentano una stima esemplificativa basata sulla configurazione di test indicata, non un risultato aziendale pubblicato. Il campione è ridotto, la complessità delle riunioni può variare e il calcolo include il tempo di revisione, ma non il tempo necessario per ripulire o anonimizzare le trascrizioni.

Cosa può andare storto?

L'assistente può:

• Inventa un responsabile per un'attività non assegnata

• Considera la data suggerita come una scadenza confermata

• Perdere una decisione formulata indirettamente

• Attribuire un commento alla persona sbagliata

• Redigere un riassunto impeccabile che nasconda le incertezze

• Conservare le informazioni sensibili incluse negli appunti

• Segui le istruzioni obsolete se il modello della riunione cambia

L'errore più grave sarebbe inviare il riassunto senza averlo controllato. La fluidità di lettura non è garanzia di accuratezza del documento.

Maya confronta quindi ogni azione con le note originali, conferma gli impegni poco chiari con la persona interessata e conserva le note originali per riferimento. Le questioni delicate o controverse vengono gestite manualmente anziché delegate all'assistente.

Da portare via in modo pratico

L'intelligenza artificiale è preziosa in questo contesto perché trasforma le informazioni esistenti in una struttura più chiara. Non sostituisce la persona responsabile della conferma di quanto deciso.

Un flusso di lavoro sicuro è semplice: fornire regole chiare, rimuovere le informazioni sensibili, richiedere all'IA di mostrare incertezza, testarla con esempi noti e includere la revisione umana in qualsiasi calcolo del risparmio di tempo dichiarato.

Domande frequenti

Come possono i principianti iniziare a utilizzare l'IA sul lavoro in modo sicuro?

Iniziate con un'attività singola, ripetitiva e a basso rischio, come la stesura di email di follow-up, la sintesi di appunti, la creazione di agende o la riorganizzazione di contenuti esistenti. Fornite all'IA istruzioni chiare, quindi verificate il risultato per accuratezza, tono, rispetto della privacy e pertinenza. Evitate di inserire informazioni sensibili a meno che la vostra organizzazione non abbia autorizzato lo strumento a gestire tali dati.

Quali sono le attività migliori da automatizzare con l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro?

L'intelligenza artificiale si dimostra efficace nella creazione di prime bozze, nella rielaborazione di informazioni esistenti e nell'organizzazione di analisi di base. Tra i compiti più adatti si annoverano la riscrittura di documenti, l'estrazione di verbali di riunione, il raggruppamento di feedback, l'interpretazione di tendenze in fogli di calcolo e la generazione di checklist. È meno indicata per decisioni di grande impatto in materia di lavoro, questioni legali, sicurezza, finanza, sanità o equità.

Come posso scrivere un buon prompt per un'IA da utilizzare al lavoro?

Un prompt efficace in ambito lavorativo spiega il compito, il contesto, il pubblico, il formato desiderato e i dettagli richiesti. Invece di chiedere aiuto generico, descrivi il risultato specifico che ti serve e gli eventuali limiti, come il numero di parole o il tono. Puoi perfezionare ulteriormente la risposta chiedendo all'IA di rimuovere le ripetizioni, identificare le ipotesi o segnalare le informazioni che necessitano di verifica.

Come posso utilizzare l'intelligenza artificiale nelle email senza che il tono risulti robotico?

Fornisci il messaggio originale, il suo scopo, il tuo rapporto con il destinatario e il tono desiderato. Chiedi all'IA di rendere l'email concisa, cordiale, decisa o appropriata a un pubblico specifico. Prima di inviarla, aggiungi dettagli concreti, elimina le espressioni generiche e verifica che ogni frase suoni naturale sotto il tuo nome.

Come dovrebbero essere esaminati i verbali di riunione generati dall'intelligenza artificiale?

Confronta ogni decisione, azione, responsabile e scadenza con gli appunti originali o una trascrizione approvata. Richiedi all'IA di distinguere le decisioni confermate dalle idee proposte e dalle questioni irrisolte. Le informazioni mancanti devono essere etichettate come "Non confermato" anziché ipotizzate, soprattutto quando i relatori hanno discusso di possibili responsabili o date senza raggiungere un accordo.

L'intelligenza artificiale è in grado di analizzare fogli di calcolo e dati aziendali in modo accurato?

L'intelligenza artificiale può spiegare formule, riassumere tendenze, identificare possibili anomalie e trasformare i dati in commenti scritti. La sua interpretazione, tuttavia, dipende da dati puliti e da un contesto aziendale sufficiente. Prima di utilizzare l'output per decisioni finanziarie, operative o relative al personale, è necessario verificare le unità di misura, la presenza di valori mancanti, la coerenza delle categorie e l'esistenza di spiegazioni alternative.

Quali informazioni relative all'ambiente di lavoro non dovrebbero mai essere inserite in un sistema di intelligenza artificiale?

Evitate di inserire password, credenziali di accesso, dati dei clienti, informazioni sui dipendenti, informazioni mediche, documenti legali, codice proprietario, piani non ancora pubblicati o dati finanziari sensibili in sistemi non approvati. Rimuovete nomi e dettagli identificativi ove possibile. La politica sui dati della vostra organizzazione e gli strumenti aziendali approvati dovrebbero stabilire quali informazioni possono essere elaborate in modo sicuro.

Come possono i manager introdurre l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro senza preoccupare i dipendenti?

I manager dovrebbero spiegare perché si sta introducendo l'IA, quali attività supporterà, quali rimarranno gestite dall'uomo e come dovranno essere esaminati i risultati. Dovrebbero inoltre definire le prassi di gestione dei dati approvate, la formazione, le procedure di reporting e i parametri di successo. Esempi concreti tendono a infondere maggiore fiducia rispetto a vaghe promesse di trasformazione o flussi di lavoro intelligenti.

Quali sono gli errori più comuni nell'utilizzo dell'intelligenza artificiale sul lavoro?

Tra gli errori più comuni si annoverano fornire istruzioni vaghe, fidarsi della prima risposta, copiare contenuti senza modificarli e condividere informazioni riservate. Si rischia inoltre di automatizzare processi difettosi o di considerare l'output dell'IA come oggettivo. Un approccio migliore consiste nel verificare le affermazioni importanti, rivedere le bozze deboli, testare flussi di lavoro ripetibili e definire chiaramente le responsabilità umane.

Come posso misurare se un flusso di lavoro basato sull'intelligenza artificiale consente di risparmiare tempo?

Misura l'intero processo, inclusa la preparazione degli input, l'anonimizzazione delle informazioni, il controllo dell'output e l'apporto di correzioni. Confronta questo totale con il tempo e la qualità del tuo flusso di lavoro precedente. Un processo di intelligenza artificiale efficace dovrebbe ridurre lo sforzo o migliorare la coerenza senza creare rischi inaccettabili per la privacy, l'accuratezza o la responsabilità.

Riferimenti

1. Governo del Regno Unito - Manuale sull'intelligenza artificiale per il governo del Regno Unito - gov.uk

2. Istituto Nazionale di Standard e Tecnologia - Quadro di riferimento per la gestione del rischio nell'intelligenza artificiale: Intelligenza artificiale generativa - nist.gov

3. Ufficio del Commissario per l'Informazione - Intelligenza Artificiale, Protezione dei Dati e Settore Pubblico: Politiche sull'IA - ico.org.uk

4. Ufficio nazionale di ricerca economica - nber.org

5. Commissione statunitense per le pari opportunità di impiego ( ) - Qual è il ruolo dell'EEOC nell'intelligenza artificiale? - eeoc.gov

6. Servizio di comunicazione governativa ( - Politica sull'intelligenza artificiale generativa - communications.gov.uk

7. OpenAI - Una guida pratica per sviluppare con l'intelligenza artificiale - openai.com

Trova l'ultima intelligenza artificiale nello store ufficiale di AI Assistant

Chi siamo